איך לכתוב נהלים שאנשים יקראו וגם ישתמשו בהם

נהלים הם לא רק מסמך. הם אמצעי לשמירה על הידע וזיכרון הארגוני המצטבר, כדי שלא תהיה "בריחת" ידע ארגוני, הנהלים צריכים להיות הרבה יותר מסתם קובץ ששמור בתיקיית רשת או בענן. נהלים צריכים לקבל "חיים". להיות ברורים לכל מי שנדרש לקרוא ו/או להשתמש בהם או במילים אחרות "ידידותיים למשתמש", נגישים ומעודכנים באופן שוטף או על פי צורך. במאמר הזה תמצאו עקרונות, תובנות וטיפים פרקטיים שיהפכו כל נוהל לכלי עבודה פרקטי.

טיפים נוספים לכתיבה אפקטיבית של נהלים:

✅מי משתמש בנוהל? מה מטרת השימוש בנוהל? מתי ואיפה הוא בשימוש?

✅כתבו מסמך בעל ערך וידע לשימוש, לא לכתוב משהו כללי. לדוגמה: "איך לטפל בלקוח שמתלונן" ≠ "מדיניות שירות לקוחות – סעיף 7.2" ✅וודאו שהשתמשתם ב - 3W לכתיבה אפקטיבית של הנהלים:

✅הקפידו על תכנון חוויית הקורא ולא רק על הטקסט

✅תבדקו שאין בנוהל ראשי תיבות שאף אחד לא מבין

✅קבעו תזכורת תקופתית לבדיקה ועדכון הנוהל

לסיכום:

נוהל שלא נכתב מתוך המציאות הקיימת בארגון, לא ישרוד!

כשהנהלים כתובים בצורה ברורה, תמציתית ונכתבים מתוך מחשבה על המשתמש ונגישים לשימוש וקריאה הם משמרים תורה ארגונית מצטברת ועדכנית ומובילים לביצוע נכון ומדויק בתהליכי העבודה היומיומיים.